مقالات
1396/05/02 21:24

فرآیند مشاور مدیریت و اخذ استاندارد

نیاز سازمان ها به مشاور مدیریت از جایی آغاز شد که مدیران ارشد در یافتن و برطرف نمودن علل پنهان نابسامانی های موجود در سازمان خود با مشکل روبرو شدند.

سازمان بسیار به هم ریخته بود،‌ مشکلات بازار و جذب و نگهداری مشتری از یک سو، مشکلات مربوط به تولید و تامین از سوی دیگر به مدیران ارشد فشار می آورد؛ اما مهمتر از تمام این مشکلات ، عدم توانایی در تشخیص علل ریشه ای مشکلات بود،‌در هنگام بروز اتفاقی ناگوار اعم از ارسال بار اشتباه به مشتری ، تولید محصولی که مورد نیاز نیست به جای محصول سفارشی مشتری، اشتباهات کوچک اما مهم در قسمت ارتباطات با رقبا و مشتریان سازمان و ... هیچ یک از افراد سازمان مسئولیت اتفاق را نمی پذیرفت.

در این زمان بود که مدیران پس از تلاش های بسیار برای مقابله با این چنین بی نظمی هایی، نیاز به فردی ثالث که بتواند سازمان آنها را مورد مطالعه قرارداده و علل ریشه ای مشکلات را یافته و سپس به برطرف نمودن آنها بپردازد و سازمانی نظام گسیخته را به سازمانی منظم تبدیل کند را حس نمودند؛ در ابتدا این خواسته بیشتر شبیه به یک آرزو بود همانند آرزو برای داشتن غول چراغ جادو.

در قدیم از افراد باتجربه و بازنشسته به عنوان مشاور مدیریت در سازمان ها کمک گرفته میشد. اما به مرور زمان و با پیشرفت علم این افراد مسن و با تجربه ولی متاسفانه بعضا فاقد تحصیلات و علم به روز، جای خود را به افرادی دادند که علی رقم سن پایین با اتکاء به علوم مهندسی  و دانش و آگاهی خود توانستند اعتماد مدیران ارشد سازمان ها را به خود جلب نمایند.

مشاور مدیریت فردی است که از بیرون به سازمان شما ملحق میشود، این فرد به چند دلیل می تواند علل ریشه ای مشکلات سازمان شما را شناسایی و برطرف نماید:

1.       فردی که از بیرون به سازمان شما نگاه میکند می تواند واقع بینانه مشکلات سازمان را ببیند.

2.       به دلیل حضور در کارخانجات مختلف و مشاهده مشکلات گوناگون صاحبان اصناف ،‌می تواند پیش از وقوع حادثه آن را پیش بینی نماید.

3.       بدلیل تحصیلات مرتبط ( مهندسی صنایع،‌مدیریت و ...) با قسمت های مختلف و مشکلات احتمالی آشنایی داشته و می تواند نحوه ی بهینه ی کار در فرآِیندهای گوناگون را پیشنهاد دهد.

4.       پرسنل معمولا مشکلات خود را زمانی عنوان میکنند که به برطرف شدن آن امیدوار باشند، یک مشاور خوب می تواند با برقراری ارتباط با پرسنل سازمان شما، از مشکلاتی که در بطن سازمان و مهمترین قسمت ( نیروهای پرسنلی)‌وجود دارد شما را آگاه نماید.

5.       مشاور مدیریت در کمترین اقدام خود می تواند با تعیین وظایف مشخص و تهیه ی چارت سازمانی، مسئولیت ها را بر اساس توانایی و شایستگی بین پرسنل تقسیم نماید ، بدین ترتیب از بسیاری خطاها جلوگیری شده و  در هنگام وقوع نابسامانی ، قسمت مربوطه مسئولیت را برعهده خواهد گرفت.

 

 

چرا سازمان ها به سمت استاندارد روی می آورند؟

سازمان ها در مجموع به دو هدف کلی جذب استانداردها میشوند لازم بذکر است هر یک از این دو هدف می توانند بر دیگری مقدم باشند :

هدف اول : اخذ گواهینامه استاندارد

گواهینامه استاندارد یکی از راه های جذب مشتری در بازار رقابتی است. سازمان می تواند به علت شرکت در مناقصه و اخذ امتیاز بالاتر و یا به پیشنهاد تیم بازاریابی خوداقدام به اخذ گواهینامه استاندارد  می نمایند.

اخذ گواهینامه استاندارد در واقع به مفهوم ارائه ی محصول یا خدمات سازمان با بالاترین سطح کیفیتی و توجه به مشتری است که این امر مستلزم استقرار سیستم مدیریتی کیفیتی و پایبندی به الزامات استاندارد است.  .ولیکن در بازار آشفته ی اکنون برخی سازمان های گواهینامه دهنده ی سودجو با هدف کسب درآمد بیشتر، بدون توجه به اصل و حقیقت پیدایش استانداردها اقدام به صدور گواهینامه های استاندارد به صورت سریع و حتی بدون انجام هیچگونه ممیزی نموده اند، متاسفانه اکثر این شرکت های گواهینامه دهنده ، گواهینامه هایی بدون اعتبار جهانی و در واقع گواهینامه ی تقلبی صادر می نمایند.

در چنین شرایطی اخذ گواهینامه کاری بسیار ساده برای سازمانی خواهد بود که نیاز سریع به اخذ آن دارد ولی باید در نظر گرفت این قبیل گواهینامه ها در بازار جهانی فاقد اعتبار هستند و شاید بتوان گفت فقط برای تبلیغ داخلی و نه حتی مناقصاتی که اعتبار گواهینامه مورد بررسی قرار میگیرد کارایی دارند.

هدف دوم : پیاده سازی الزامات استاندارد (رشد سازمان )

عموما سازمان هایی که به رشد و پیشرفت سازمان خود اهمیت میدهند و همچنین استفاده از روش های مدرن و سیستم های جدید را راهی برای رسیدن به این مهم میدانند به سوی پیاده سازی استانداردهای سیستمی بین المللی، ملی و کیفیتی روی می آورند.

پیاده سازی استاندارد به مفهوم رعایت الزامات مندرج در استاندارد است. استانداردها می توانند شامل استانداردهای سیستمی ایزو، استاندارد کیفیتی محصول همانند استاندارد ملی، گواهینامه انطباق محصول اروپا و ... باشد.

الزامات استانداردها توسط کمیته های تدوین استاندارد و بر اساس مطالعه نیازهای سازمان ها و برطرف نمودن این نیازها و مشکلات تهیه می گردند.

برای پیاده سازی استاندارد نیاز به فردی مسلط به الزامات استاندارد و نیز متبحر در پیاده سازی آن می باشد.

یک مشاور مدیریت حرفه ای در ابتدا به شناخت سازمان پرداخته و پس از بررسی نقاط قوت و ضعف سازمان و نیز دریافت حد فاصل سازمان تا استاندارد، اقدام به تهیه مستندات و مدارک مورد نیاز شامل روش اجرایی، دستورالعمل، فرم ها و .. می نمایند. مشاور ایزوی حرفه ای مانند مربی نحوه ی استفاده از مستندات را به پرسنل آموزش می دهد، همانطور در بسیاری از سازمان ها، دیده شده است که  پرسنل بدلیل تصور آنکه استاندارد ایزو صرفا بازی با فرم ها و اضافه نمودن مشغله کاری آنهاست الزامات استاندارد را رعایت نمی نمایند، البته لازم به ذکر است این تفکر غلط به دلیل وارد شدن برخی افراد سودجو و ناآگاه به حرفه مشاوره استاندارد بوجود آمده است.

 متاسفانه برخی از مشاوران در سازمان ها صرفا با هدف دریافت مبلغی بعضا ناچیز وارد میشوند و یک از سری مدارک مرتبط با استاندارد را در حد رفع تکلیف پرینت نموده و در سازمان قرار میدهند و بدون هیچگونه احساس مسئولیت در قبال اجرای صحیح و کامل استاندارد از پروژه خارج می شوند.

در چنین شرایطی پرسنل با تصور بر اینکه استانداردهای ایزو فقط شامل فرم هایی است که انجام کار آنها را مختل نموده و پروسه فعالیتشان را با مشکل مواجه خواهد کرد، در برابر مشاور و همکاری در اجرای استاندارد مقاومت می نمایند.در اینجا ، روند اجرای صحیح کار به مشاور بستگی خواهد داشت اگر مشاور، فردی با تجربه و آگاه باشد می تواند ذهنیت پرسنل را نسبت به استاندارد عوض نموده و آنها را با خود همراه نماید و این مهم میسر نیست مگر آنکه الزامات استاندارد کاملا مطابق با عملکرد فرآیندهای سازمان و با مشارکت پرسنل تهیه گردد.

البته نباید نقش مدیریت را در همکاری پرسنل فراموش کنیم، در سازمانی که مدیران ارشد نیز فقط به فکر گذراندن زمان و رقابت با سمت و سویی غیر حرفه ای هستند ، همراه نمودن سایر پرسنل با خود کاری بس دشوار خواهد بود.

پس از آموزش پرسنل، نوبت به اجرایی نمودن استاندراد میرسد، در این مرحله که طولانی تر مرحله در روند اخذ استاندارد است، مشاور استاندارد در کنار سایر پرسنل سازمان به پیاده سازی استاندارد و بازنگری برخی از روش اجرایی  و دستورالعمل های تهیه شده می پردازد.

در نهایت مشاور مدیریت جهت اطمینان از مطابقت سازمان با الزامات استاندارد، اقدام به انجام ممیزی داخلی در سازمان می نمایند.

گروه مهندسین مشاور نور با برخورداری از تیم مشاورانی مجرب، تحصیلکرده و با تجربه به بسیاری از سازمان ها در جهت بهبود اوضاع سازمان، اخذ گواهینامه استاندراد، اصلاح روند فعالیت و ... یاری نموده است.

در گروه مهندسین مشاور نور، ارائه خدمات مشاوره مدیریت به صورت همکاری و ارتباط صمیمانه و مستقیم با کارفرما و در مدت زمانی مناسب با نیاز سازمان انجام میگیرد. در ایتدای هر پروژه تیمی شامل مدیر پروژه و کارشناسان پروژه تشکیل میگردد. با توجه به اندازه سازمان تعداد کارشناسان پروژه ، روزهای حضور کارشناسان در سازمان کارفرما و مدت زمان اجرای پروژه متفاوت خواهد بود.

همچنین با توجه به اهمیت گروه مهندسین مشاور نور  به اصل رازداری و حفظ حریم سازمان و حفاظت از اطلاعات محرمانه کارفرما، کلیه پرسنل و کارشناسان مشاور این گروه از افرادی قابل اطمینان و متعهد تشکیل شده و تمامی اطلاعات مربوط به هریک از سازمان ها به صورت کاملا محرمانه تلقی میگردد.

مطالب مرتبط :

نظرات

نظر شما
نام :
پست الکترونیکی :
وب سایت :
متن :

تصویر :

برچسب ها : 
ما را دنبال کنید