مقالات
1396/09/28 17:57

تدوین شرح وظایف و مسئولیت

شرح وظایف

شرح وظایف و مسئولیت 

روش های نگارش شرح وظایف و مسئولیت ها در سازمان

یکی از موضوعاتی مهم در مشاوره مدیریت و استانداردسازی که در تمامی زمینه های کاری خصوصا برای مدیران در هر سازمانی مطرح است، نحوه نگارش شرح وظایف و مسئولیت هاست و که در اکثر استاندارد ها و یا مدل های بین المللی همچون استاندارد ISO9001 و مدل تعالی سازمانی EFQM نیز به آنها اشاره گردیده است.

 

یکی از وظایف اصلی مدیران در هر سازمانی تهیه و تدوین شرح وظایف کارکنان(job description)می باشد و اگر در سازمان به خوبی انجام شود باعث سریع تر و بهینه تر شدن روند کار ها در سازمان می گردد و کارکنان اطلاع مناسبی از وظایف خود پیدا می کنند و می دانند که دقیقا باید چه کاری را انجام دهند.

در گام اول مدیران سازمان ها باید یک چارت سازمانی organization chart تدوین کنند و در آن تمامی پست های سازمانی را مشخص نمایند.

نکته قابل توجه و مهم این است که در چارت سازمانی،پست های سازمانی و سمت ها مشخص می شوند نه تعداد کارکنان و مدیران سازمان(این یک نمونه متداول از اشتباهات مرسوم در زمینه تدوین چارت سازمانی در ایران به شمار می رود)زیرا ممکن است یک فرد بیشتر از یک پست در سازمان داشته باشد بنابراین برای تدوین چارت سازمانی حتما می بایست پست های سازمانی را طبقه بندی کنیم و به کارکنان سازمان کاری نداشته باشیم.

در شکل زیر یک نمونه چارت سازمانی را مشاهده می کنید:

تدوین شرح وظایف

بعد از تدوین چارت سازمانی مطابق پست ها،باید شرح وظایف و شرایط احراز کارکنان سازمان برای پست های مورد نظر نوشته شود.

در مورد دریافت پست ها در سازمان معمولا 4 ویژگی کلیدی زیر در سازمان ها در نظر گرفته می شود:

 

تحصیلات:حداقل میزان تحصیلات فردی که می خواهد پست مورد نظر را بگیرد چیست؟

تجربه:این پست سازمانی به چه میزان تجربه نیاز دارد؟

آموزش:فردی که می خواهد در پست مشخصی در سازمان کار کند نیازمند چه دوره ها و آموزش هایی است؟

مهارت:فرد به چه مهارت هایی برای گرفتن پست مورد نظر در سازمان نیاز دارد؟

حال که با نحوه نگارش شرح وظایف در سازمان ها آشنا شدیم برخی باید ها و نباید ها در زمینه شرح وظایف می پردازیم:

 

ü      وارد جزییات شوید:به جای نوشتن سر پا نگه داشتن تجهیزات برای کارمند تعمیرات و نگهداری بهتر است  ملزومات شغل را که شامل اعمال روزمره نگهداری ماشین های مونتاژ شامل تنظیم کردن،تمیزکاری و روغن کاری محورها،چرخ دنده ها و بلبرینگ ها،پیاده سازی و تعویض قطعات معیوب و غیره،می شود،نوشته شود.البته نباید فرآیند کار مثل برداشتن ابزار و انتخاب سایز مناسب ابزار و غیره در ابتدا توضیح داده شود.

ü      از صفت های دقیق استفاده کنید:شامل صفت هایی می شود که عواملی همچون سرعت انجام کار و محیط کار را به دقت بیان می کنند و همچنین نباید از صفات طولانی برای شرح دادن کار استفاده شود.

ü      روی شرح وظایف شغلی تمرکز کنید نه ملزومات آن:یک شرح وظایف خوب روی توقعات شغلی و خروجی آن متمرکز می شود نه روی نحوه انجام آن توسط افراد

ü      شرح وظایف را به روز کنید:تغییرات اجتناب ناپذیرند:تعداد شغل هایی که در چند سال گذشته دچار تغییرات چشمگیر نشده باشند اندک هستند.اگر شرح وظایف به روز نشود سر در گمی و مشکلات حقوقی پیش خواهد آمد.

×       نظرات و پیشنهادات خود را در شرح وظایف ننویسید:از کلماتی که ممکن است برداشت یا تفسیر اشتباه شود مانند"این کار سخت ترین کار روی زمین است"پرهیز کنید.فقط در مورد شغل و چگونگی انجام آن در حال حاضر صحبت کنید،نه در مورد چگونگی انجام آن در گذشته یا آینده.

×       از کلماتی که ممکن است تبعیض برانگیر باشد استفاده نکنید:از ادبیات بحث برانگیز در شرح وظایف خودداری کنید.مثلا کلماتی مانند جوان و با طراوت و یا قدرت بدنی زیاد بکار نبرید.

×       کلمات مبهم و کلی و اصطلاحات پیچیده بکار نبرید:به جمله زیر توجه کنید: عملیات Gaj-Jac باید در صورت SIT به PPLT منجر شود!!!حتی اگر معنی آن برای فرد مدعی شغل روشن باشد،با این حال باید به صورت واضح بیان شود تا در صورت ارجاع به شرح وظایف در آینده برای افراد خارج از سازمان در صورت رجوع قابل فهم باشد.

×       حرفی در مورد فرد قبلی شغل مورد نظر و یا کلمات ناشایست بکار نبرید:شرح وظایف محلی برای ابراز نارضایتی در مورد افراد قبلی در سمت مورد نظر نیست.درباره وظایف افراد و بایدها و نباید های سمت مورد نظر صحبت کنید.

 

 

 

امیدواریم مقاله آموزشی روش نگارش شرح وظایف و مسئولیت ها برای شما در مدیریت سازمان خود و مدیریت منابع انسانی مفید واقع گردد.

در صورت نیاز به مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر با شماره های ٠٢١٧٧٢٩٨٦٨٢ و ٠٢١٧٧٢٩٧٩٠١ تماس حاصل فرمایید.

 

 

نظرات

نظر شما
نام :
پست الکترونیکی :
وب سایت :
متن :

تصویر :

برچسب ها : 
ما را دنبال کنید