مدیریت پروژه Project Management

تعریف پروژه :                

پروژه مجموعه ای از فعالیت ها به منظور رسیدن به اهداف خاص می باشد.در واقع پروژه فعالیت هایی را که باید در زمان معین ، با هزینه و کیفیت مشخص به انجام برسد ، شامل می شود. عوامل مهم و اساسی که باعث می شود یک پروژه با موفقیت به پایان برسد زمان ، هزینه و کیفیت است.

مدیریت پروژه :

مدیریت پروژه  ، برنامه ریزی و هدایت پروژه در بازه زمانی مشخص و در چارچوب هزینه و کیفیت معین و مشخص  در جهت رسیدن به اهداف و نتایج از پیش تعیین شده می باشد.مدیریت پروژه استفاده از دانش ، ابزار ، تکنیک ، مهارت و منابعی در جهت سازمان دهی و اجزای فعالیت هاست و دارای 2 اصل مهم برنامه ریزی و کنترل پروژه می باشد.

برنامه ریزی پروژه :

در فرآیند برنامه ریزی فعالیت های لازم برای اجرای پروژه به همراه زمان و کیفیت مشخصی برای هر فعالیت به صورت متوالی و متوازن تعیین می شوند.

کنترل پروژه :

فرآیند کنترل پروژه فرآیندی است برای ایجاد و تعادل اقتصادی بین سه اصل هزینه ، زمان و کیفیت که از ابزار و تکنیک های مشخص و معینی در مسیر پروژه کمک می گیرد.کنترل پروژه در واقع اجرای برنامه تدوین شده برای پروژه است به طوریکه بتوان با تشخیص علل و طراحی به صرفه ترین فعالیت ها در زمان خروج از برنامه ، نزدیک ترین حالت ممکن در مسیر ابتدایی و اصلی خود برگرداند که از سه عامل زیر بهره می گیرد :

1. تعیین وضعیت واقعی

2. مقایسه وضعیت فعلی با برنامه

3. در نظر گرفتن اقدام اصلاحی

پروژه ها شامل دو دسته فرآیند هستند که در سرتاسر پروژه در ارتباط با یکدیگرمی باشند :

1. فرآیندهای مدیریت پروژه : این فرآیندها باعث سازمان دهی اجرای پروژه می شود.

2. فرآیندهای تهیه محصول پروژه : این فرآیندها تعیین و تهیه محصول و خدمات پروژه را شامل می شوند.

محدوده دانش در مدیریت پروژه :

پروژه ها شامل 9 محدوده اصلی می باشند که هر محدوده دارای فرآیندهایی می باشد :

1. مدیریت یکپارچگی پروژه :

یکپارچگی و هماهنگی بین عناصر مختلف پروژه را تامین می کند و شامل فرآیند توسعه برنامه ، اجرای برنامه و کنترل تغییرات کلی در پروژه می باشد.

2. مدیریت محدوده پروژه :

تمام نیازهای لازم و کافی پروژه را شامل می شود و فرآیندهای آغاز ، برنامه ریزی ، تعریف و کنترل تغییرات محدوده را دارا می باشد.

3. مدیریت زمان پروژه :

اتمام پروژه بر اساس زمان بندی مشخصی می باشد و فرآیندهایی را مانند تعریف فعالیت ، توالی فعالیت ، تخمین مدت فعالیت ، توسعه و کنترل زمان بندی را شامل می شود.

4. مدیریت هزینه پروژه :

پروژه با کم ترین هزینه به پایان می رسد و فرآیندهای برنامه ریزی منابع تخمین ، بودجه بندی و کنترل هزینه را شامل می شود.

5. مدیریت کیفیت پروژه :

تمام نیازهای پروژه را به صورت رضایت بخش برآورده می کند و شامل فرآیندهای برنامه ریزی ، تضمین و کنترل کیفیت است.

6. مدیریت منابع انسانی :

از نیروی کار درگیر در پروژه باید به صورت بهینه استفاده شود و فرآیندهای برنامه ریزی سازمانی ، استخدام نیروی کار و توسعه تیم پروژه مربوط به این محدوده دانش می باشد.

7. مدیریت ارتباط پروژه :

فرآیندهای تولید ، جمع آوری ، انتشار ، ذخیره سازی ، بازیابی و بررسی نهایی اطلاعات پروژه بایستی به صورت زمان بندی شده و مناسب انجام شوند و فرآیندهای برنامه ریزی و انتشار اطلاعات ، گزارش عملکرد و پایان اجرای پروژه را شامل می شوند.

8. مدیریت ریسک پروژه :

باید فرآیندهای مربوط به تشخیص ، تحلیل و واکنش به ریسک ارائه شوند و دربر گیرنده فرآیندهای تشخیص ریسک ، واکنش ریسک و کنترل واکنش ریسک باشند.

9. مدیریت کالا ، مواد و خدمات پروژه :

ارائه دهنده فرآیندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات خارج از محدوده اجرایی پروژه می باشد و فرآیندهای برنامه ریزی خرید مواد ، برنامه ریزی درخواست ها ، اداره قراردادها و تامام قراردادها را دربر می گیرد.

فرآیندهای مدیریت پروژه  به 5 دسته تقسیم می شوند :

1. فرآیندهای آغازین :

فرآیندهایی هستند که به پروژه در جهت آغاز فاز بعدی کک می کنند.

2. فرآیندهای برنامه ریزی :

فرآیندهای اصلی : فرآیندهایی که وابسته به یکدیگر هستند و در اکثر پروژه ها با ترتیب خاصی انجام می پذیرند.

فرآیندهای تسهیل کننده : فرآیندهایی که با توجه به نوع نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می گیرند.

3. فرآیندهای اجرایی :

این فرآیندها مانند فرآیندهای برنامه ریزی شامل دو دسته فرآیند می باشند:

فرآیندهای اصلی مانند اجرای برنامه پروژه

فرآیندهای تسهیل کننده مانند تعیین و پذیرش محدوده پروژه ، تضمین کیفیت ، تیم پروژه ، توزیع اطلاعات ، انتخاب منابع و اداره قراردادها

4. فرآیندهای کنترلی :فرآیندهای کنترلی به صورت مکرر اجرای پروژه را کنترل و اندازه گیری می کنند.برای تنظیم پروژه ها فرآیندهای برنامه ریزی باید به صورت مناسب تکرار شوند.این فرآیندها نیز مانند فرآیندهای برنامه ریزی دو دسته اند :

فرآیندهای اصلی مانند کنترل کلی تغییرات و تهیه گزارش عملکرد

فرآیندهای تسهیل کننده مانند کنترل محدوده پروژه ، کنترل زمانبندی پروژه ، کنترل هزینه پروژه ، کنترل کیفیت ، کنترل پاسخ ریسک

5. فرآیندهای اختتامی :

این فرآِیندها باعث می شوند پروژه به صورت قابل قبول به اتمام برسد و تحویل داده شود و عبارتند از فرآیندهای خاتمه اجرای پروژه و فرآیندهای خاتمه قرارداد پروژه